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2025 年 8 月 4 日你的簡報常常讓人沒有記憶點？你講完後，台下有些人已經睡著？看著你的簡報的委員，其實腦中正在想中午要吃什麼？這一篇，我將分享，究竟怎麼從0到1，簡報製作的四個步驟，搭配AI輔助，完成一份吸睛、且容易被高度專注聽完的簡報。
一、一鍵式快速 AI 簡報生成工具存在嗎？
上述的挫折我想很多人都有，因此當AI工具推陳出新時，網路很多人都告訴你，AI可以幫你迅速生成簡報，像是 Gamma 簡報工具，只要輸入幾句 Prompt 和條件，就你幫你省下90%時間，完成一份簡報。
但醒醒吧，你要幾句話，讓AI做出一份，完全懂你自己想表達，也完全懂客戶想知道的內容，這可能嗎？
事實上，不管是哪一個AI工具，都必須你提供的資料越完整，搭配給的prompt 越明確，得到的成果就會越符合你的期待。
於是，別再期待一鍵就搞定你的簡報的工具了，但依照我過去經驗，你可以遵循以下四個核心步驟，搭配 AI 工具 ，這裡我會用免費版的 Gamma 和 Canva為例子 ( 原因請看上一篇：如何選擇 AI 簡報工具？你必須先知道的三件事 !)，透過「人機協作」，完成讓人想聽下去的簡報：
二、AI 簡報製作四大黃金步驟
第一步 Step 1：有目標的構想你的簡報大綱
這是簡報的基礎骨幹，確保內容是不是你聽眾想聽的，千萬不要在框框外寫答案。
(1) 確認方向：了解你的聽眾的需求、簡報目的與評核標準
這就像如果你一開始，就是射靶射再靶外，就算你技術再好、姿勢多華麗、力道多強勁，很抱歉就是零分。
所以無論如何，你必須很清楚你簡報的目的、聽你簡報的人想聽到什麼、或是簡報評核的項目與比重，究竟如何，在蒐集資料前，請務必搞清楚。
(2) 靠ChatGPT或是Notebooklm 等AI 簡報工具幫你整理資料
- 首推NotebookLm幫你整理初步文獻
如果你已經有基礎或背景參考資料，以及要分析的文獻，不管有多龐大，你都可以把檔案，通通丟入NotebookLm，它可以幫你分析200MB的檔案，或將500,000字的超大容量之外，也能直接在網路上，幫你蒐集跟你主題相關的關鍵字資料，整合在一起，一同幫你整出一份摘要文件。
- 用AI 工具整理簡報架構和精選內文
你可以把整理出來的內容，直接在notebooklm上，請他整理出一份簡報架構和內文，最好是同步在別的聊天機器人(如Perplexity、Grok、Cluade…等)整理，來比較究竟誰整理得比較符合你的需求。
此時，你需要提出你的字數、風格、重點與你想要呈現的規範，來當作你要求AI的提示詞，要求的清楚些，產生的幻覺或走鐘就比較少。
- 可再請AI 幫你反覆重新彙整
如果每個版本都各有優缺，你可以把它們幾個的產出，再丟進去聊天機器人或是notebooklm再重新彙整一次，產出一個全新且更完整的版本，這樣就能更符合你的需求。
04.靠自己去判斷篩選正確性與周延性
這階段AI可以幫你快速整理，省下過去至少80%的時間，但請確認產出資料的周延性與正確性，除非你自己擁有這份簡報最後的權力，不然都需要請跟這份簡報的利害關係人確認。
如果你已經有完整一份的簡報內容，不管是不是透過AI產出，可能是某個團隊已經幫你彙整好了，那麼，恭喜你，可以進入下一階段。
第二步 Step 2：挑選合適而且你能駕馭的版型
版型的挑選就，像男女聯誼打扮的第一印象。到底是誠懇、專業、時髦….，也都得看情境來決定。總不能約在米其林三星的餐廳，卻穿海灘褲、搭配吊嘎去約會吧。
所以版型挑選的原則，是要看這份簡報所使用的情境。
★如果你用的是 Gamma：
- 從深色、明亮、多彩到專業，都有很多版型讓你挑，甚至你可以智慧型挑選。但Gamma 的版型其實差異並不大，看久了就會知道是 Gamma 的版型。而且偏四平八穩的風格居多。
- 使用 Gamma 版型的另一個缺點是，你一開始並沒辦法瀏覽模板的所有內容，你必須點選進去才能看出版型的全貌，如果你是免費版，點數已經扣下去了。
- Gamma 在選版型時，也會讓你選擇你要的字數是維持、精簡，還是擴張，字數多寡也是影響版型的樣貌，但這都是依據你簡報目的而定。
★如果你用的是 Canva：
- 如果你用的是 Canva ，各式風格因有盡有，而且無論是用色、版型和文字，都十分的大膽與高階設計師手法。
- Canva 在你選擇版型前，你就能夠知道版型的內容是甚麼，來決定你要不要用它。
- 如果你沒有具備一點設計美感，Canva的版型就必須依照自己能駕馭的風格來挑挑選，不然就算版型漂亮，最後也容易失控。
★不管你用哪一個：
- 不是選擇了一個版型就全部套用：
我會先了解我的內容後，首先，思考我的內容，套在這版型究竟套不套上，適不適用，畢竟不可能別人簡報的每一頁板型，都能剛好套用在你的內容上。
- 接著，我會從這份模板中，挑選適合的頁面2-3頁，重複使用，然後隨時檢視你的內容，剛好哪一個你還沒挑選到的頁面版型，再來直接或稍微修改套用的。
第三步 Step 3：故事性鋪陳與文案優化
這是將簡報轉化為引人入勝故事的關鍵環節。透過情節、轉折與高潮，讓訊息更易於理解和記憶。必須注意以下五點：
01. 標語和次標語
一個好的標題，就是引導每一頁的靈魂，也是串聯每一頁有節奏的關鍵。而次標題，這是讓每一頁，儘可能看標題就能理解整頁的重點外，也能拉長讀者在這頁簡報的停留時間。
02. 精簡文字再精簡
畢竟簡報這兩字中的簡，就是用最簡化的方式去呈現，輔助講者去表達想說的一切。不可能像一份研究專案報告，將所有沒有篩選、簡化過後的資訊，密密麻麻的複製貼上。
相反地，應該能一句話講完的，就儘可能用更少的話去表達。儘可能不讓讀者或聽者在看到簡報時，造成視覺的負擔。
03. 短語省去標點符號
要做到上一步驟，首先就得試著讓簡報，不要出現標點符號。因為，一個標點符號，就代表是用一個句子去表達。而一旦產生句子，就會看起來像在寫文章。
04. 三種簡報結構安排：
簡報最重視節奏感，就是在有限的時間內，如何抓住聽眾的心。所以，你的簡報內容可以這麼設計：
a.倒金字塔模式
所以可以嘗試新聞寫作格式常用的倒金字塔模式把越重要的寫在前面。一方面是一旦簡報時間一長，大家的注意力會下降，二方面萬一自己講的超時了，在尾端收尾遺落的資訊，因為不重要，也不會影響大家的判斷。
b.起承轉合模式
你也可以思考像寫作文一樣，有著起承轉合的節奏，這樣會有基本盤的故事鋪陳，但你必須很有把握簡報時間的控制。
c.劇情模式
如果你時間控制很精準，而且具備講故事的能力，你讓簡報以一種劇情鋪陳，高潮迭起的方式，像是賈伯斯的簡報，如果審查單位也允許你這麼搞的話，這絕對會是個精彩的表演。
05.讓人清醒的開頭，與把人叫醒的結尾
無論你採用上述哪一種，好的開頭和結尾，都是最關鍵的安排。台積電面試時決定一個人通常是一開始的前七秒，有很多商業提案的簡報，客戶印象也可能是決戰前七秒。無論如何，一定要在站上舞台的第一頁，抓住大家的眼睛和耳朵。
如果說好的開頭是讓人清醒，那好的結尾，就是把人叫醒，這也是一種好簡報的策略。
★ AI再故事性鋪成與文案優化的協助有哪些？
不管Canva或是Gamma，都能在文案上協助你，無論你想縮短或變長、想要創新或專業、想要幽默或驚悚，都會有小工具幫你完成，省去你自己思考的時間。
上述有提到標題或副標題的建議、又或是精簡內文，目前AI簡報工具在文案處理上，都給予相當大程度的幫忙。
第四步 Step4：一張好的照片勝過千言萬語
切記! 人是視覺性的動物。所以，圖片不求多，但求精準與適切。
一張能夠傳達意境或核心概念的圖片，勝過多張雜亂的影像，更能引導聽眾的注意力。所以一張好圖的重要性，在整份簡報中的比例，跟一個好標題和文案是同等重要。
我自己有時候為了找一張圖的時間，可能比文案或標題所花的還更多。畢竟有時候，甚至為了表達某一頁的情境，甚至必須重拍。
好在現在有 AI ，像是 Google AI Studio的 Nano Banana就很強大，你丟一張產品照，就能換情境、顏色、Logo、產品上的字，幾乎只有你想不到，沒有 AI做不到。
三、一份簡報好不好，誰說了算？
一份要讓人買單的簡報，除非你自己可以說了算，不然相關利害關係人，才是這份簡報OK不OK的那個人。
【組織內部提案：同心圓法】
你可以採用同心圓法，去事先跟這些利害關係人，蒐集你要的資訊，或聽取你的簡報後取得它們的回饋。
同心圓法是畫一個圓，最中心是你跟核心團隊；往外一圈是「密切合作、需參與討論」的人；最外圈是「間接受影響、需主動告知」的人。
每當開啟提案時，都得都要先想清楚：這3層裡有誰？我是不是漏了誰？
【組織外部審查】
當然，一個外部審查的場合，你不可能去跟委員或審查單位溝通，但你能確保的，就是你的簡報想服務的對象最大滿足的可能性，或是相關執行團隊執行上的最大支援度。
【搞定關鍵的佛地魔吧】
當然有很多簡報，根本無需考慮這麼多人，只要關鍵性的那個人點頭，一切就搞定了，就像哈利波特非得解決佛地魔，故事才算結尾，那你就想辦法搞定那個人吧!
四、究竟要花多久時間，完成一份簡報？
這得回到簡報目的來思考。
我寫的前一篇【如何選擇 AI 簡報工具？你必須先知道的三件事 !】，有建議依據你的簡報目的是什麼？ 來挑選AI簡報工具。
當時的結論是【煽動式簡報或提案式簡報：用Canva吧 !】，而【品牌敘事式簡報或教育研究式簡報：Gamma很好用】。
而必須說 Gamma產簡報的時間，會比 Canva快很多。
如果你只是去嘗試性提案，就是壓根只是去蒐集資訊為目的的簡報行為，就真的不要花太多時間，直接給予Gamma 提示詞，丟些資料給它，先求有就好了。
但無倫如何，你投入多少時間思考與心力，讓每一頁都勾住聽眾的心，通常就會回饋更多正面迴響在你的成果上。
像是賈伯斯的簡報，就可能準備高達半年的時間，才能被封為簡報之神。而我自己處理一些重要簡報，包含溝通來回的時間，也差不多一到二週。
五、90%好的簡報內容，可能毀於10% 的關鍵秘密
簡報內容不可能100%的完美，總是要留下一成給聽的人意見回饋。但有時候，真正毀掉你簡報內容的10%，隱藏在這10%的致命因素。
- 搞錯方向
如同一開始講的，如果你射箭在靶外，別說你做多好，都不是人家要的，這種結果注定是悲慘的。
- 簡報人的失敗
有些團隊把簡報做得很精采，但是真正上台提簡報的人，如果沒有準備充分，又或是存在著”負分”的表達魅力，常講不該講的話，這個簡報結果，也可能會是令人沮喪的。
- 內定
這是最不願意看到的結局，但偏偏很多時候，這個現象卻也是最無奈的。很多機構表面公開提案，但是卻早就已經心有所屬，所有的流程只是陪跑而已。
遇到這種結果，千萬別氣餒，相信自己，只要你過程給人家深刻印象，未來總是有機會的。
