簡報製作流程：從大綱到上台的 4 個步驟（做過上百份簡報的大叔，2026 更新）

2026 年 10 月更新：這篇原本寫於 2025 年 7 月，內容以 Gamma 和 Canva 兩個工具為主。這次大改，把重心放回「流程」：工具會換，我自己現在也不只用那兩個，但做簡報的順序與判斷，這幾年沒有變。

關於大叔的簡報資歷

先交代我憑什麼說這些話：

• 協助企業製作超過 100 份簡報
• 連三年 SIIR 通過率 100%
• 產發署績效評鑑簡報第一名
• 企劃提案過關率 90%
• 協助技術法人連兩年 TIE 競賽勝出

你的簡報常常讓人沒有記憶點？講完後，台下有些人已經睡著？看著簡報的委員，其實腦中正在想中午要吃什麼？這一篇，我分享從 0 到 1 做出一份「讓人聽得下去」的簡報，並說明 AI 在哪一步幫得上忙。

一、簡報做不好，通常不是工具的問題

現在 AI 讓每個人都能很快做出 80 分的簡報，排版漂亮、邏輯工整。當大家的簡報都一樣漂亮，真正拉開差距的是流程裡的判斷：這份簡報要給誰看、重點放哪裡、開頭怎麼抓人。這些判斷，目前還是要人來做。

所以別再期待「一鍵搞定」的工具。下面這 4 個步驟，是我做過上百份簡報整理出來的順序，不管你用 PowerPoint、Google Slides、Canva，還是請 AI 幫忙，都適用。

二、簡報製作流程 4 步驟

1. 構想大綱：先搞清楚聽眾、目的、評核標準，再整理資料
2. 挑選版型：選你駕馭得了的，不是最漂亮的
3. 故事與文案：決定重點輕重，設計開頭與結尾
4. 圖片：一張精準的圖，勝過十張雜亂的圖

步驟一：有目標的構想大綱

這是簡報的骨幹，先確定內容是聽眾想聽的，不要在框框外寫答案。

(1) 確認方向：搞清楚聽眾需求、簡報目的與評核標準

如果一開始就射在靶外，技術再好、姿勢再華麗、力道再強，都是零分。蒐集資料之前，務必先搞清楚三件事：簡報的目的是什麼、聽的人想聽到什麼、評核項目與比重各是多少。

(2) 用 AI 整理資料與架構

1. 如果手上有大量背景資料或文獻，可以丟進 NotebookLM（現名 Gemini Notebook）整理初步摘要。它很適合做這種「資料海選」的苦工。但它整理的是資料，不要直接把結果當成品，原因請看《NotebookLM 好用嗎？》。
2. 把整理好的內容，同步丟給兩三個不同的聊天機器人（Claude、ChatGPT、Gemini、Perplexity 都可以），請它們依你的字數、風格、重點與規範，各出一版簡報架構，比較誰最符合需求。指令越清楚，幻覺與走鐘越少。
3. 如果每個版本各有優缺，把它們再餵回去，請 AI 重新彙整成一個新版本。
4. 最後一定要自己判斷內容的正確性與周延性。除非簡報的最終決定權在你，否則要跟利害關係人確認。

步驟二：挑選你駕馭得了的版型

版型就像聯誼時的第一印象，是誠懇、專業還是時髦，要看情境。總不能約在米其林餐廳，卻穿海灘褲。

• 選版型之前，先看得到全貌。能直接預覽整套版型的工具，比要點進去才知道長相的好選。
• 選你駕馭得了的。沒有設計美感的話，版型再漂亮，最後也容易失控。
• 不要整套照單全收。先想你的內容套不套得進去，再從中挑 2 到 3 頁重複使用，缺什麼頁面再回頭補。
• 小心「一眼認出來」。完全交給 AI 自動排版，不同簡報的風格容易相近，看多了別人一眼就認得出來。

步驟三：故事性鋪陳與文案優化

這一步是把簡報轉化成引人入勝的故事，用情節、轉折與高潮，讓訊息更好懂、更好記。要注意五點：

1. 標語與次標語。好標題是每一頁的靈魂，也是串起節奏的關鍵。次標題讓人只看標題就懂整頁重點，也拉長停留時間。
2. 精簡再精簡。簡報的「簡」，就是用最簡化的方式輔助講者，不是把研究報告貼上去。能一句話講完的，就不要用兩句。
3. 短語省去標點符號。一個標點代表一個句子，句子多了就變成在寫文章。試著讓簡報不出現標點符號。
4. 三種結構安排。
   • 倒金字塔：最重要的放前面。時間一長注意力會下降，萬一超時，被犧牲的也不是重點。
   • 起承轉合：有基本的故事節奏，但你要有把握控制時間。
   • 劇情模式：像賈伯斯那樣高潮迭起，前提是審查單位允許，而且你的說故事能力夠強。
5. 讓人清醒的開頭，與把人叫醒的結尾。商業提案的第一印象往往決定在前幾秒。站上舞台的第一頁，就要抓住大家的眼睛和耳朵。

想把故事再往前推一步，可以看我另一篇《提案總是被打槍怎麼辦？用「HERO 公式」說故事》。

步驟四：一張好照片，勝過千言萬語

人是視覺動物。圖片不求多，但求精準。一張傳達核心概念的圖，勝過多張雜亂的影像，它的重要性和好標題、好文案同等重要。我自己找一張圖的時間，常常比寫文案還久。

現在 AI 讓這件事輕鬆很多。例如 Google AI Studio 的 Nano Banana，丟一張產品照，就能換情境、顏色、Logo 或圖上的字。但挑哪一張圖才傳得出這一頁的重點，仍然是你的判斷。

三、AI 在每一步能幫什麼，哪些要自己來

大叔現在的做法

我自己沒有單一工具通吃，而是依情境混用：

• 複雜、多方來源的簡報，我首選 Claude。我常常要整合來自各方的簡報，需要結構嚴謹、內容有深度、設計一致性強。Claude 的排版與版型可變性，剛好是我最喜歡的地方。
• 團隊協作的簡報，直接在 Google Slides。我公司很多人都是 Google 生態系的協作，所以都是直接在 Google Slides 快速生成、直接修改，存在 Drive 雲端。現在搭配 Gemini 用提示詞對話也非常方便，視覺上也不錯。
• 更多時候是混用。我會先用 Claude 起草結構與內容，再丟進 Google Slides，用 Gemini 或手動微調；有時也反過來。如果是 PowerPoint，現在 Claude 也有側邊欄，可以直接在簡報旁邊對話，這種混用更方便了。
• 不管用哪一個，都需要人工檢查與微調。尤其是重要場合的發表，很少有人能「一鍵完美」。

這是我個人的使用方式，不代表你也該這樣做。想依簡報目的選工具，可以看《如何選擇 AI 簡報工具？》。

四、一份簡報好不好，誰說了算？

除非你自己說了算，否則利害關係人才是簡報 OK 不 OK 的人。

• 組織內部提案：同心圓法。畫三層圓：中心是你和核心團隊；中間是需要密切合作、參與討論的人；外圈是間接受影響、需要主動告知的人。每次提案前都問自己：這三層裡有誰？我漏了誰？
• 組織外部審查。你不可能事先去跟委員溝通，但你能確保簡報最大程度滿足服務對象，或相關執行團隊的最大支援度。
• 搞定關鍵的佛地魔。有些簡報不用考慮這麼多人，只要關鍵人物點頭就搞定。那就想辦法搞定那個人。

五、一份簡報要花多久時間？

要看簡報目的。如果只是試探性提案、蒐集資訊，不要花太多時間，先求有就好。

但如果是重要的簡報，你投入多少時間思考、讓每一頁都勾住聽眾的心，通常就會得到多少回報。賈伯斯的發表會簡報可能準備半年，我自己處理重要簡報，含溝通來回，大約一到兩週。

六、90% 好的簡報，可能毀於 10% 的關鍵

簡報不可能 100% 完美，要留一成給聽的人回饋。但真正毀掉簡報的，常是這 10%：

1. 搞錯方向。射箭在靶外，做得再好也不是人家要的。
2. 簡報人的失敗。團隊把簡報做得很精彩，但上台的人準備不足，或講了不該講的話。
3. 內定。最不願看到、卻很常見的結局。很多機構表面公開提案，其實早已心有所屬。遇到別氣餒，只要你讓人留下深刻印象，未來還是有機會。

七、常見問題

簡報怎麼做才會讓人記住？
先搞清楚聽眾與評核標準，再決定重點輕重，最後把開頭與結尾設計好。排版與圖片是加分，不是起點。

簡報製作流程是什麼？
我的順序是：構想大綱、挑選版型、故事與文案、圖片，共 4 步。重點是前兩步先定方向，再進入設計。

簡報大綱要怎麼寫？
先寫「聽眾想知道什麼」，再寫「我要他們做什麼決定」，最後才是資料與論點。可以請 AI 列出多個版本比較，但取捨要自己來。

可以全部交給 AI 做簡報嗎？
可以做出第一版，但重點輕重、開場與結尾、哪張圖最能傳達概念，仍需要你判斷。重要的提案與審查簡報，不建議直接送出 AI 的第一版。

簡報要花多久時間準備？
試探性提案可以很快；重要簡報含來回溝通，我自己大約一到兩週。

看大叔做過的簡報

簡報的目的不同，做法也不同。這幾份是我依不同簡報類型做過的作品（四種類型怎麼分，請看《如何選擇 AI 簡報工具？》）：

• 啟發式簡報：幫高層主管溝通設計的簡報、老師沒教的一堂 2000 萬創業課
• 說服式簡報（提案）：再不用 AI 提升生產力，真的就悲哀了嗎？、2025 PMC 主管共識營提案簡報
• 敘事式簡報：耶濃豆漿品牌簡介

延伸閱讀

• 如何選擇 AI 簡報工具？你必須先知道的三件事：想比較工具，看這篇
• NotebookLM 好用嗎？三個我不愛把它當 AI 簡報工具的原因
• 提案總是被打槍怎麼辦？一個簡單的說故事行銷公式

最後更新：2026 年 10 月 13 日。