小公司記帳最可怕的不是麻煩，而是瞎子摸象：我把 Excel 收支表，交給 AI 做成自己的系統

這件事，大叔是被一張「月中才生得出來」的收支表逼出來的。

小公司記帳最怕的，常常不是麻煩。

而是你以為自己在賺錢。

我們家開店 13 年，每個月都有一張自己做的 Excel 收支表。

只是它常常要到月中，才生得出來。

店長忙完一整天的現場，還要加班好幾個小時，把 POS 報表、手寫的團購單、一疊支出收據，一筆一筆 key 進去。

表做出來之後，輪到我。

我盯著那些數字，靠經驗猜：這個月為什麼賺？為什麼少？

說真的，那叫瞎子摸象。

今年 7 月，我用 Claude 幫店裡做了一套自己的記帳系統。

現在每個月，我快的話 20 分鐘就能把資料輸入完，系統還會告訴我，這個月哪裡跟平常不一樣。

但這篇不是要叫你也去寫程式。

因為做完我才發現：

最難的根本不是程式。

而是你知不知道，自己的帳該怎麼看。

有 POS 機，為什麼小公司記帳還是在瞎子摸象？

很多人以為，店裡有 POS，帳就有了。

我以前也這樣以為。

耶濃一直有 POS 機。

只是 POS 的線上服務一年也要上萬，後來為了省成本，我們只留下基本系統。

基本的銷售統計，它還是有的。

問題是，我們的收入不只門市。

還有 B2B、團購、代工。

這些都不在 POS 裡。

支出更不用說。

原物料、房租、薪資勞健保、水電、雜支，POS 一筆都不知道。

另一頭，完整的 ERP 系統動輒很貴，很多微小型企業根本用不上。

免費的，又常常不符合自己的需求。

中間那一段，沒有人幫你接。

你不是少數。

經濟部在 2026 年的報告中引用〈2025 年中小企業白皮書〉：全台中小微企業有 171.6 萬家，其中約 102.9 萬家、大約六成，是獨資、合夥這類微型店家。

大部分的老闆，都卡在同一個地方。

我做的這套系統，其實就是補上中間那雙手。

它把 POS 報表、手寫單、收據接進來，跟支出放在一起，變成老闆每個月看得懂的損益。

記帳 Excel 做了好多年，月報為什麼還是月中才出生？

我們的 Excel 收支表，不是隨便做的。

過去我開過工廠，也做過加盟，公司裡有會計部門。

股東本身，也是財務健全的中小企業家。

財務四大報表，我們不陌生。

所以這張記帳 Excel，是好幾年慢慢長出來的。

收入多分了 B2B、團購、代工這些來源，支出也有自己的分類。

但每個月的流程是這樣：

第一，月初從 POS 匯出銷售數據。

第二，整理手寫登記的 B2B、團購等其他收入。

第三，收齊所有支出單據。

第四，店長在忙完現場之後，再加班好幾個小時，一筆一筆 key 進 Excel。

忙一點的月份，月中才看得到完整的表。

上個月的問題，已經放了半個月。

更麻煩的是，表出來之後，分析全靠我自己。

人腦總有盲點。

數據一複雜，交叉分析、跟過去幾年比較，常常就看不到了。

你以為賺錢。

其實不做財報，就是經營最大的風險。

這件事，不是只有大叔這樣想。

Y Combinator 共同創辦人 Paul Graham，在 2015 年的文章〈Default Alive or Default Dead?〉裡提過，他聊過的創辦人裡，有一半「don’t know whether they’re default alive or default dead」。

意思是：照現在的收支走下去，公司預設是活得下去，還是會死，他們自己不知道。（大叔譯）

他講的是矽谷新創。

但放到一家台中的豆漿店，道理一模一樣。

偏偏創業的人，本業已經夠忙了。

有外部會計還好。

沒有的話，這件最重要的小事，就最容易被擱著。

用 Claude 做一套自己的記帳系統：Notion＋Netlify，幾乎不花錢

這不是我第一次跟 AI 寫程式。

之前我用 Gemini Canvas 做過名片掃描等三個小工具，過程寫在〈Vibe Coding 課程不用花錢上：快50歲文組出身，做出3個實用工具〉。

這次，我先在 Claude 的對話裡，把需求一句一句聊出來。

聊清楚了，再交給 Claude Code 去做。

我需要一個資料庫，能存、能抓、能查。

所以選了 Notion。

我也需要一個像個人理財 App 一樣好用的網頁介面。

所以用了我常用的 Netlify，它就是一個獨立的網頁空間。

重點是：

這兩個工具，都幾近免費。

做的過程，跟上次一樣。

一步一步對話、找問題、解問題。

卡住了，就截圖給它。

基本上所有的問題，它都找得出來，然後往下一步走。

做完的系統，現在有這四個部分。

儀表板：一眼看懂這個月

當月營收、淨利、毛利率、淨利率，打開就看得到。

下面是年度累積的收支餘絀表，格式接近損益表，再加上近 12 個月的趨勢圖。

自動解讀：告訴你哪裡不對勁

每個月，系統會拿本月跟年度平均比，列出 🟢 亮點和 🔴 留意項目。

再往下拆收支結構，一項一項比較。

拍照填單：收據拍一拍就好

收據或發票拍照上傳，AI 自動帶入日期、金額、類別。

POS 報表這類檔案，也能直接上傳。

明細與資產：每一筆都找得到

明細可以依月份、類別篩選。

另外有簡易的資產負債和會員儲值追蹤，期初金額不準時，系統還會提醒。

跟上次那三個小工具比，差別在這裡。

那些是方便的工具。

這套，是真的能解決營運問題的系統。

以前找系統商客製，可能要花好幾萬。

這次的成本，大概不到我 Claude 月費裡一週額度的兩成。

最難的不是程式，是收支架構：損益表怎麼看？

做完我最大的體會是：

最難的，不是系統本身。

是財務報表的架構。

我之所以做得快，是因為那張 Excel 收支表累積了很多年，架構早就在了。

AI 只是照著它生成，再一起調整。

規模不同，要看的東西也不同。

以前開工廠，看的是完整的財務報表。

現在是一家小店，我只想知道：這間店賺不賺錢、為什麼，還有哪些收支項目能幫我更理解客人。

還有一件常被忽略的事。

借貸、轉投資這類的錢，要從營業收支裡切開，不然帳會看錯。

我自己看帳，有一個固定的順序。

第一，先看淨收入，而且要先扣掉自己的薪水

企業只要有賺，哪怕只賺一塊錢，都代表至少還活著。

但這裡的「賺」，要先把老闆自己的薪水扣掉。

如果盈餘連你的薪水都付不出來，那就是虧錢。

或者遠低於你創業時的理想，那就值得想想，這門生意還要不要繼續投入。

第二，看現金流，先把救命金放一邊

真正留在你口袋的，才是真正賺到的。

但口袋裡的錢，要先扣掉預備金。

那是救命金，出事的時候，至少要撐 3 到 6 個月。

燒完，就是停損點。

而且這筆預備金，還要算進員工的資遣費。

第三，看毛利：產品賣多少，扣掉直接的原物料

我這裡的毛利，只算產品銷售總收入，扣掉直接相關的原物料成本。

毛利再扣掉固定營運開銷和臨時的變動支出，剩下的才是淨利。

所有的獲利，都是斤斤計較出來的。

原物料要想的是：在維持品質的前提下，能不能用一點創意巧思，同時做出行銷效果，把毛利拉到最高。

第四，固定成本從占比最高的那一項開始看

報表上，先從占比最高的那一項看起。

如果是人力，就想想能不能靠改流程提升效率。

像這套系統，就直接減少了店長加班 key 帳的加班費。

第一個月，很多單據 AI 根本沒讀進去

系統 7 月上線，從 7 月的收支報表開始跑。

這件事，後來改由我自己接手。

我請店裡提供 POS 報表和所有支出憑證，再請店長確認還漏了哪些。

第一個月，就有很多資料，系統根本沒讀進去。

最後還是靠店長幫我一筆一筆抓出來。

問題很多出在手寫。

同仁字寫得快，連 AI 都認不出來。

後來我在指令裡加了一句話：

「看不懂、不確定的，請問我，不要自行猜測。」

另一個讓我意外的是，Claude Opus 5.5 這個等級以上的模型，會主動抓出異常的數字，提醒我回頭確認。

但最了解自己收支結構的，還是你自己。

所以每次輸入完，我還是會逐筆檢查，看有沒有遺漏。

很多功能，也是用了之後才長出來的。

本月跟平均月的比較、原因分析，甚至營運建議，都是後來一項一項請 Claude 加進去的。

滾動式調整，才最符合你自己公司的需求。

現在的流程，差非常多。

以前店長加班手 key，大約要花掉 2/3 個工作日。

現在檔案上傳、收據拍照，我快的話 20 分鐘就輸入完。

數字出來之後，還是要自己想。

AI 並不真的了解你公司的實情。

但它會把數據的變化擺到你面前，讓你去想背後的意義。

我差點把店裡的帳，在網路上公開了三個多月

接下來這段，大叔有點不好意思寫。

這套系統從 7 月上線。

一開始，網址沒有任何登入保護。

任何人只要知道網址，就能看、能新增，也能刪除店裡的帳。

直到 10 月 24 日，它才加上密碼。

不只是加一個密碼頁。

所有讀寫 Notion 的後端程式，也都要驗證，避免有人繞過前門直接進來。

加完之後，我回頭去查 Netlify 的流量紀錄。

能查到的那 24 小時，只有我自己。

唯一的外部預覽，是我自己把網址貼進 LINE 留下的。

更早的呢？

查不到。

免費方案的紀錄，只留一天。

換句話說：

你連帳有沒有被別人看過，都不一定知道。

還好，Netlify 掃描部署檔案時，沒有在前端找到任何金鑰。

這也是我在〈會計 AI 工具比較：財務資料丟 AI 安全嗎？〉裡一直提醒的事。

財務資料放在哪裡、誰看得到，比你用哪個工具更重要。

哪些小公司、一人公司適合自己做記帳系統？哪些不要

不管是小公司記帳，還是一人公司記帳，下面三個條件同時成立，就值得試。

第一，數據已經有了，但散在好幾個地方。

POS、外送平台、網店後台、團購單、市集現金，各有各的報表。

第二，支出還是紙本，或零散的紀錄。

第三，你想每個月看懂損益，但規模還不到要導 ERP、請會計。

一人公司記帳也是一樣。

你的收入可能來自接案、課程平台、聯盟分潤，每個平台都有後台報表。

有報表，就接得進來，邏輯完全相同。

但下面這幾種，我建議不要自己做。

收入只有一個來源，POS 報表加上記帳士的月報就夠用的店。

已經有 ERP 和會計人員的公司，這套只會多一層。

需要開立發票、處理薪資、精準控管存貨的公司，請交給正式系統。

完全不想碰技術、也沒時間維護的人。

也要說清楚：這是給老闆看的管理帳，不是報稅用的正式帳。

如果你是小店或一人公司，想看看 AI 還能接手哪些日常工作，可以再看〈小店與一人公司自建 LINE AI 客服實錄〉。

大叔最後想說

先不要問：「我該買哪一套記帳軟體？」

換一個問題：

「這個月，扣掉我自己的薪水，店到底賺了多少？」

答得出來，你繼續用 Excel 收支表也沒關係。

答不出來，你缺的不是軟體。

是一雙幫你把數字接起來的手，和一套你自己看得懂的架構。

小公司記帳，只是第一站。

帳理清楚之後，下一步是讓 AI 幫你找生意機會，再讓另一個 AI 幫你查漏洞，那段實測寫在〈AI 訂閱推薦 10 月版〉。

你現在的帳，是月初就看得到，還是要等到月中？留言跟大叔說說看。

📎 資料說明與資料來源（想查證的人再展開）

1. 中小微企業家數與型態：經濟部中小及新創企業署，行政院第 4020 次院會報告〈支持及壯大中小微企業方案〉（2026 年 9 月 10 日），資料來源為 2025 年中小企業白皮書。原始文件

2. Paul Graham〈Default Alive or Default Dead?〉，2015 年 10 月，作者個人網站原文。原始文章

3. Netlify 紀錄保留時間：大叔於 2026 年 10 月 25 日實際查詢自己的專案，免費方案的請求紀錄只回溯約 24 小時。

4. 時間與成本數字（每月輸入時間、開發成本）為大叔個人實測，會因店家規模與單據數量而不同。